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文章で伝える時(指摘・指導する時)に気を付けていること

コロナウィルスの影響で各企業がテレワークを実施しています。このテレワーク体制の中、恐らく一番苦労してるのは管理職・中間管理職の方々ではないでしょうか。その理由は色々あるのですが、その一つに「指導がしづらい・伝わりづらい」ということです。そして「指導がしづらい」→「成長しづらい」につながっていきます。

そんな状況の中での「文章で伝える時(指摘・指導する時)に気を付けていること」について書きたいと思います。

文章で伝える時に気を付けていること

このテレワーク体制の中、相手に伝える手段として

・Slack、Chatwork、LINE WORKSなどチャットツール
・メール
・ビデオ通話
・電話

がありますが、特にチャットやメールを利用して文章で伝えることが増えているかと思います。

このチャットやメールは非常に便利で使い勝手がいいため、意識していないと本当は口頭で話したほうがいいこともチャットで伝えて時間を食ってしまっていたりします。
 

相手にどう伝わるかを考えた文章を作る

これは一つの注意点でもあるのですが、一番の注意点は口頭とは違い文章で相手に伝えるため相手にどう伝わるかがわからない点です。さらに送っている側はあまり気づかないのですが、何気なく送った文章がそっけなかったり、端的に表現してしまったり・・・

ちょっと例を出してみましょう!

<部下(Aさん)から上司(Bさん)へのメール>
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
上司(Bさん)へ
お疲れ様です。
先日依頼された〇〇の企画書をまとめました。

【〇〇企画書】
https://www.google.com/

ご確認宜しくお願いします。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

よくある上司に確認を依頼する連絡です。
これに対する返答です。

<上司(Bさん)から部下(Aさん)への返信メール>
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
・先方の意図をとらえた企画になっていない
・誤字脱字が多い
・予算的に通らない可能性大
・もっと具体的な数値がほしい

以上
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

こんな感じです。いきなりこのような文章が来たらどう思いますか?
ちょっとそっけなく、冷たい印象を受けませんか?
ちなみ上司(Bさん)が指摘していることは正論で的確です。

ただ、これが文章で伝える弊害だと思っています。
今までなら口頭で部下(Aさん)の表情を見ながら最適な言い回し・表現で伝えるとてもよい上司(Bさん)でも文章になるとこうなってしまう。

文章で指摘・指導する時には口頭で伝える時と同じように、この文章を部下が見たらどう捉えるだろうか?どう伝わるだろうか?を考えて文章を作らないといけません。

ちなみに私であれば同じことを伝えるとしても下記のように返答します。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
部下(Aさん)へ

お疲れ様です。
〇〇企画書を確認しました。Aさんが考えた企画とても面白いと思います。
ただ何点か改善したほうがより良い企画書になると思うので下記の点においてもう一回考え修正してみてください!

・〇ページ目の部分が先方の意図をとらえた企画からズレている
・予算的に通らない可能性の考慮。もう少し予算を抑えたBプランの検討
・具体的な数値の追加

ちなみに、誤字脱字がちょっと多いと感じました。そのあたりも見直して改善してみてください。
宜しくお願いします。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

どうでしょうか?もしあなたが部下(Aさん)だったどっちのメールをもらいたいですか?
このメールを作るのにそんな時間がかかる訳ではありません。ちょっとしたことでここまで変わるんです。

あとポイントは
>Aさんが考えた企画とても面白いと思います。
のようにどこか必ず褒めることをしたほうがいいです!

ただでさえテレワークで家に籠ってストレスを感じやすい状況だからこそ、ちょっとしたことでやる気を上げられるような気遣いが本当に大事だと思っています!

※指導方法は人によって千差万別だと思います。そのため他の人の指導方法を否定している訳ではありません。あくまで私個人として、こういうやりとりのほうが人間付き合いうまくいくんじゃないかな~?言われたほうも気持ちいいよね~?っと思っております。

なかなか難しい状況だからこそ、状況にあった伝え方・表現力を磨いてみてはいかがでしょうか?
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